5S - Trier, systématiser, nettoyer, standardiser, autodiscipline

Définition, contenu et origine

La méthode des 5S est une approche systématique de l'organisation et de la standardisation du lieu de travail, qui vise à améliorer l'efficacité et la qualité sur le lieu de travail. La méthode se compose de cinq étapes successives, qui s'inspirent des termes japonais Seiri (trier), Seiton (systématiser), Seiso (nettoyer), Seiketsu (standardiser) et Shitsuke (autodiscipline). La méthode 5S a été développée dans les années 1950 chez Toyota dans le cadre du Toyota Production System (TPS) et s'est depuis établie dans le monde entier.

Objectifs et bénéfices

Objectifs :

• Augmentation de l'efficacité : L'organisation systématique et la standardisation des postes de travail permettent de minimiser les temps de recherche et d'attente inutiles.
• Amélioration de la qualité : un environnement de travail propre et bien organisé contribue à réduire les erreurs et à améliorer la qualité des produits.
• Promotion de la sécurité : en éliminant le désordre et en disposant systématiquement les équipements de travail, la sécurité au travail est améliorée.
• Augmentation de la satisfaction des collaborateurs : un lieu de travail bien organisé et propre contribue à une meilleure ambiance de travail et à une plus grande satisfaction des collaborateurs.

Bénéfices :

• Processus de travail efficaces : la méthode 5S garantit des structures claires et des processus de travail optimisés, ce qui entraîne une augmentation de la productivité.

• Réduction des erreurs : la standardisation et le nettoyage régulier permettent de détecter et d'éliminer rapidement les sources d'erreur.

• Réduction des coûts : l'amélioration de l'efficacité et la réduction des erreurs entraînent une baisse des coûts de production.
• Des améliorations durables : La méthode 5S favorise une culture d'amélioration continue et de discipline, ce qui entraîne des améliorations durables à long terme.

Application et procédure

1. seiri (trier) :

• Objectif : éliminer les objets inutiles du poste de travail.
• Procédure à suivre : Identifier et supprimer tous les outils, matériaux et documents inutiles.

2. Seiton (systématiser) :

• Objectif : organiser les objets restants pour un déroulement efficace du travail.
• Procéder de la sorte : Aménager des emplacements fixes pour les outils et les matériaux, les étiqueter et les identifier visuellement.

3. seiso (nettoyer) :

• Objectif : nettoyer à fond le lieu de travail.
• Procédure à suivre : Nettoyer et inspecter régulièrement le lieu de travail afin de garantir un environnement propre et ordonné.

4. Seiketsu (standardisation) :

• Objectif : standardiser les meilleures pratiques.
• Procédure à suivre : Documentation et mise en œuvre de normes d'ordre et de propreté, introduction de listes de contrôle et d'instructions de travail.

5. shitsuke (autodiscipline) :

• Objectif : Maintenir et améliorer continuellement les normes 5S.
• Procédure : Formation des collaborateurs, audits réguliers et sessions de retour d'information pour garantir le respect des normes.

Cette approche méthodique favorise la création d'un environnement de travail efficace, propre et sûr, ce qui se traduit à long terme par une augmentation de la productivité et de la qualité.

Exemple d'application

Contexte

Une entreprise financière de taille moyenne constate que l'efficacité et la précision des rapports mensuels et de la comptabilité ne sont pas optimales. Il y a des erreurs fréquentes, des retards et des temps de recherche inutiles pour les documents et les données. Le directeur financier décide d'appliquer la méthode 5S afin d'optimiser les processus et d'améliorer l'environnement de travail.

Description du problème

Le principal problème est que le service comptable de l'entreprise a du mal à produire les rapports mensuels à temps et sans erreur. Les postes de travail désorganisés et le manque de standardisation entraînent des inefficacités et de la confusion, ce qui nuit à la qualité du travail.

Application et procédure

1. Seiri (tri) :

• Objectif : éliminer les documents et les données inutiles de l'espace de travail.
• Procédure : L'équipe identifie et archive ou détruit tous les documents et données qui ne sont plus nécessaires. Les anciens rapports, les fichiers en double et les documents obsolètes sont supprimés de l'espace de travail actif.

2. Seiton (systématiser) :

• Objectif : Organiser les documents et données restants pour un flux de travail efficace.
• Procédure à suivre : Mettre en place un système de classement structuré, à la fois physique et numérique. Chaque fichier et chaque document se voit attribuer une place fixe, des noms clairs et est classé de manière logique. Par exemple, les fichiers électroniques sont stockés dans des dossiers clairement nommés et les documents physiques sont classés dans des dossiers étiquetés.

3. seiso (nettoyage) :

• Objectif : nettoyer et ranger à fond le poste de travail.
• Procédure à suivre : Des routines régulières de nettoyage et de rangement sont mises en place. Chaque collaborateur est responsable de la propreté et de l'ordre de son poste de travail. Des plans de nettoyage quotidiens et hebdomadaires sont établis.

4. Seiketsu (standardisation) :

• Objectif : standardiser les meilleures pratiques pour maintenir l'ordre et la propreté.
• Procédure à suivre : Documentation des nouvelles normes de rangement et de nettoyage. Introduction de listes de contrôle et d'instructions de travail afin de garantir que tous les employés suivent les mêmes procédures. Des formations et des réunions régulières sont organisées afin de vérifier les normes et de les adapter si nécessaire.

5. Shitsuke (autodiscipline) :

• Objectif : Maintenir et améliorer continuellement les normes 5S.
• Procédure : Mise en place d'un système de contrôle et d'audit réguliers des pratiques 5S. Les collaborateurs sont formés et encouragés à participer activement à l'amélioration et au respect des normes. Des incitations et des récompenses sont mises en place pour le respect et l'amélioration des normes 5S.

Résultat

En appliquant la méthode 5S, l'entreprise financière a obtenu les améliorations suivantes :

• Efficacité accrue : le temps nécessaire à la recherche de documents et de données a été considérablement réduit, ce qui a permis d'accélérer la production de rapports.
• Réduction des erreurs : la standardisation des processus et une meilleure organisation ont permis de réduire le nombre d'erreurs lors de la création de rapports.
• Amélioration de l'environnement de travail : l'environnement de travail propre et organisé a permis d'augmenter la satisfaction et la productivité du personnel.
• Améliorations durables : Les contrôles réguliers et les formations permettent de maintenir et de développer les améliorations à long terme.

Références

• Hirano, H. (1995). 5 Pillars of the Visual Workplace : The Sourcebook for 5S Implementation. Productivity Press.
• Osada, T. (1991). Les 5S : Cinq clés pour un environnement de qualité totale. Organisation asiatique de la productivité.
• Liker, J. K. (2004). The Toyota Way : 14 principes de gestion du plus grand constructeur mondial. McGraw-Hill
• ChatGPT : Quality Management Excellence.