5 Why

Definition, Inhalt und Herkunft

Die 5-Why-Methode ist eine einfache, jedoch effektive Technik zur Problemanalyse, die entwickelt wurde, um die Hauptursache eines Problems durch das wiederholte Stellen der Frage „Warum?“ zu ermitteln. Diese Methode wurde in den 1930er Jahren von Toyota entwickelt und wird seither in der Qualitäts- und Prozessverbesserung eingesetzt.

Ziele und Nutzen

Ziele: Das primäre Ziel der 5-Why-Methode ist es, durch ein strukturiertes Vorgehen schnell die Ursachen eines Problems zu identifizieren. Die Methode hilft, Antworten auf folgende Kernfragen zu finden:

• Was ist die grundlegende Ursache für das Problem?

• Welche Beziehungen bestehen zwischen den Ursachen?

• Wer war wie an der Entstehung des Problems beteiligt?

• Welche Auswirkungen sind daraus entstanden?

Nutzen: Die 5-Why-Methode bietet verschiedene Vorteile:

• Tiefes Verständnis: Durch die wiederholte Anwendung der Frage „Warum?“ wird ein tiefes Verständnis des Problems und seiner Ursachen ermöglicht.

• Effektive Problemlösung: Die Methode führt zu einer effektiveren Problemlösung, da die tatsächlichen Ursachen und nicht nur die Symptome adressiert werden.

• Kosten- und Zeitersparnis: Durch die schnelle und genaue Identifikation der Problemursachen können kostspielige und zeitaufwendige Fehlversuche vermieden werden.

• Förderung der Zusammenarbeit: Die Methode fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, da sie oft im Team angewendet wird.

• Präventive Maßnahmen: Durch das Erkennen der Hauptursachen können präventive Maßnahmen ergriffen werden, um zukünftige Probleme zu vermeiden.

Anwendung und Vorgehen

Für die Anwendung der 5-Why-Methode sind folgende Schritte notwendig:

• Problembeschreibung: Das Problem muss klar und präzise beschrieben werden.

• Keine Annahmen treffen: Es dürfen keine Vermutungen über die Entstehung des Problems angestellt werden, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Fakten sollten direkt von den Mitarbeitenden, die in den Prozess involviert sind, erhoben werden.

• Weiterfragen: Die Frage „Warum?“ soll so oft gestellt werden, bis die grundlegende Ursache des Problems identifiziert ist. Dies erfolgt typischerweise nach fünf Iterationen, kann aber variieren.

• Überprüfung: Um die ermittelte Ursache zu bestätigen, kann eine Umkehrung der Frage durch eine „Wenn-Dann-Feststellung“ erfolgen.

Anwendungsbeispiel

Ausgangslage

In einem kleinen Handwerksbetrieb, der sich auf die Herstellung von maßgefertigten Möbeln spezialisiert hat, treten regelmäßig Verzögerungen bei der Fertigstellung der Aufträge auf. Diese Verzögerungen führen zu unzufriedenen Kunden und finanziellen Einbußen. Der Betriebsleiter beschließt, die 5-Why-Methode anzuwenden, um die Ursachen der Verzögerungen zu identifizieren und zu beheben.

Das Hauptproblem besteht darin, dass die Fertigstellung der Möbelaufträge häufig länger dauert als geplant. Dies hat in den letzten Monaten zu einer Reihe von Beschwerden seitens der Kunden geführt. Die verspätete Lieferung beeinträchtigt nicht nur das Ansehen des Betriebs, sondern verursacht auch zusätzliche Kosten und Ressourcenengpässe.

Vorgehen

1. Problembeschreibung: Der Betriebsleiter und das Produktionsteam beschreiben das Problem klar: „Die Fertigstellung der Möbelaufträge verzögert sich regelmäßig.“

2. Erste Warum-Frage: Warum verzögern sich die Fertigstellungen der Möbelaufträge?
   -> Weil die Lieferungen der benötigten Materialien oft verspätet eintreffen.

3. Zweite Warum-Frage: Warum treffen die Lieferungen der Materialien verspätet ein?
   -> Weil die Bestellungen für Materialien nicht rechtzeitig aufgegeben werden.

4. Dritte Warum-Frage: Warum werden die Bestellungen für Materialien nicht rechtzeitig aufgegeben?
   -> Weil die Lagerbestände nicht regelmäßig überprüft werden.

5. Vierte Warum-Frage: Warum werden die Lagerbestände nicht regelmäßig überprüft?
   -> Weil es kein festgelegtes System zur Überwachung der Lagerbestände gibt.

6. Fünfte Warum-Frage: Warum gibt es kein festgelegtes System zur Überwachung der Lagerbestände?
   -> Weil bisher keine Verantwortlichkeit dafür definiert wurde.

7. Durch diese fünf Iterationen der Warum-Fragen konnte die grundlegende Ursache des Problems ermittelt werden: das Fehlen eines festgelegten Systems zur Überwachung der Lagerbestände und die fehlende Zuweisung von Verantwortlichkeiten.

Resultat

Als Ergebnis der Anwendung der 5-Why-Methode wurde im Handwerksbetrieb ein systematisches Verfahren zur Lagerbestandsüberwachung eingeführt. Der Betriebsleiter definierte klare Verantwortlichkeiten für die regelmäßige Kontrolle der Lagerbestände und die rechtzeitige Bestellung der Materialien. Zusätzlich wurde eine Softwarelösung implementiert, die automatisierte Benachrichtigungen sendet, wenn Materialien nachbestellt werden müssen.

Nach der Umsetzung dieser Maßnahmen verbesserte sich die Termintreue des Betriebs signifikant. Die Lieferzeiten wurden eingehalten, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einer stabileren Auftragslage führte. Durch die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Einführung eines Überwachungssystems konnten die ursprünglichen Ursachen der Verzögerungen erfolgreich beseitigt werden.

Die Anwendung der 5-Why-Methode half dem Handwerksbetrieb nicht nur dabei, die unmittelbaren Probleme zu lösen, sondern förderte auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und proaktiven Problemlösung im Unternehmen

Referenzen

• Ohno, T.; Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. 1988, Productivity Press.

• Liker, J. K.; The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer. 2004, McGraw-Hill.

• Sobek II, D. K., & Smalley, A.; Understanding A3 Thinking: A Critical Component of Toyota's PDCA Management System. 2008, CRC Press.

• Shook, J.; Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead. 2008, Lean Enterprise Institute.

• Rother, M., & Shook, J.; Learning to See: Value Stream Mapping to Create Value and Eliminate Muda. 2003, Lean Enterprise Institute.

• ChatGPT: Quality Management Excellence